Бизнес-ассистент по сути - это правая рука предпринимателя, которая в разы повышает его эффективность.

Что происходит, когда вы нанимаете такого человека?

Вы разгружаетесь от рутинных задач, которые повторяются изо дня в день и могут отнимать несколько часов в неделю. Это позволяет сфокусироваться на управленческих решениях, от которых зависит прибыльность вашего бизнеса. Например, поиск инвестиций и партнеров, стратегическое развитие бизнеса, выход на другие рынки и т. д.
Как следствие, происходит рост в доходе, отсутствует выгорание, улучшается эмоциональное состояние.

В статье я расскажу обо всех этапах воронки найма ассистента:

• когда лучше всего нанимать ассистента,
• какие задачи ему делегировать,
• сколько платить,
• где найти и как составить вакансию (покажу даже пример вакансии, по которой я сам ищу себе ассистента),
• какие вопросы задавать в анкете,
• как выбрать подходящего кандидата.

Когда самое время найти ассистента?
Я рекомендую своим ученикам практически сразу начинать поиск ассистента, как только они выходят на маркетплейсы, потому что рутинных задач появляется очень много. А если ваш ежемесячный доход уже начал переходить за отметку в 100 тыс. руб., то 100% пора подключать помогающего специалиста в ваш бизнес.
Первое время работа ассистента будет занимать 2-3 часа в день, в среднем такая загрузка будет стоить вам около 10 тыс. руб. - думаю, вполне посильная сумма для бизнеса.

Важный вопрос - что делегировать ассистенту?

У меня есть классный инструмент - тайм-трекер. Вот так выглядит табличка ⬇

Скачать ее вы можете у меня в канале по этой ссылке: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bZZdK9e6Y0z6RoLv448jBAGKjKDC3OD4/edit#gid=2016371023
В эту табличку вы можете записать все повторяющиеся рутинные действия, которые делаете каждый день или несколько раз в неделю, так вы поймете, какие именно дела уместно делегировать.

Это может быть:

• запись клиентов на созвоны,
• создание ссылок на Zoom встречи,
• запись к врачу вас и/или членов семьи,
• запись времени секций ребенка, чтобы не забыть его отвезти/забрать,
• напоминания о встречах/записях.

В зависимости от того, какая специфика вашей работы, действия могут отличаться, а со временем объем работы ассистента может увеличиваться, как и его зарплата.
Например, если вы ведете блог, ассистенту можно поручить отвечать на комментарии и сообщения подписчиков, монтировать короткие видео, оформлять сторис и т. д. Все зависит от навыков работника и того, от каких дел вы хотели бы максимально отстраниться, чтобы высвободить время для более важного.

Для селлера маркетплейсов делегированные задачи могут быть такими:

• анализ товаров,
• работа с различными аналитическими таблицами, внесение в них данных,
• выгрузка отчетов из сервиса аналитика,
• организация отгрузки и доставки товаров и др.

Набор задач очень индивидуален и зависит от множества факторов, поэтому лучше всего, если вы сядете и методично выпишете в табличке тайм-трекера все действия, которые совершаете регулярно.
7 ключевых шагов в процессе найма
«Хочешь сделать хорошо - сделай сам» - нет ❌! Для меня эта поговорка в корне неверна.

Мое мнение, что команда - это ключевая компетенция руководителя.

И если вы хотите делать хорошо, научитесь находить компетентных и умных людей, которые будут делать свою работу, а вы им не должны мешать.

Ниже поделюсь 7 ключевыми шагами в процессе найма:

• Воронка найма.

Так же, как существует контентная воронка (воронка продаж) в карточке товаров, существует и воронка найма - то есть путь работника.

Первый этап - это вызвать желание сотрудника посмотреть, что за компания предлагает ему работу, последний - когда испытательный срок уже завершен, и мы получили готового работника.

Вот так выглядит пошаговый план найма сотрудника. ⬇

Слева вы видите задачи, которые необходимо выполнить на каждом этапе, справа - инструменты, которые эффективно использовать для успешного завершения каждого этапа.

• Портрет сотрудника.

Составьте полное описание человека, которого хотели бы видеть в качестве своей правой руки. Это могут быть как внешние данные, так и какие-то скиллы, которыми он должен владеть. По итогу кандидат должен соответствовать вашему портрету минимум на 90%.

На погрешность оставьте только 10%, потому что если вы выберете не того, потом придется принимать сложное решение заменить человека, а это, порой, очень нелегко осуществить даже чисто психологически.

• Прозрачность вакансии.

Важно в тексте вакансии описать не только какие-то важные на ваш взгляд положительные детали, но и недостатки, возможные трудности, которые могут возникнуть у человека в процессе работы. Обычно мы думаем, что наверное лучше не пугать на старте, потом сам разберется, но это ошибка. Лучше сходу познакомить со всеми нюансами, чтобы через неделю или месяц вам не пришлось снова тратить время на поиск работника.

Покажу на примере своей вакансии, которую я выставляю при поиске ассистента ⬇.

Можете использовать ее в качестве шаблона для себя.
🙍🏻‍♂Павел Сабуров - предприниматель, руководитель консалтинговой компанией SellerCenter. Cейчас он в поисках личного ассистента, человека, который избавит от рутинных задач и получит возможность расти финансово и профессионально.
У Павла на данный момент +1 часа от московского времени, он находится в Дубае, но бывает так же разница по времени +2 часа, поэтому если ты готов работать по такому графику или проживаешь в таком же часовом поясе, то ниже подробные условия работы 👇🏻

Здесь ⬆ я рассказываю о себе, чтобы кандидат понимал, с кем предстоит иметь дело.
Далее перечисляем все обязанности ⬇

📌Обязанности:
1. Планирование рабочего дня руководителя (координация встреч, графиков, подтверждения, переносы и т. д.);
2. Ведение графика платежей;
3. Напоминание об оплате за неделю и за два дня, добавление в календарь (перечень уточняется индивидуально);
4. Контроль и продление ОСАГО, проверка и оплата штрафов;
5. Тревел-поддержка: заказ билетов, бронь гостиниц;
6. Сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов, представление их руководителю (поиск информации в сети Интернет);
7. Делопроизводство: составление договоров (по шаблону), закрывающих актов и выставление счетов;
8. Составление писем, запросов, других документов;
9. Презентации;
10. Подготовка google-форм, работа с google-документами, диском;
11. Решение личных вопросов, связанных с семьей, а также личные поручения руководителя, если есть возможность решить удаленно (заказать, оформить);
12. Размещение вакансий на биржах труда;
13. Подбор иллюстраций, форматирование текста, планирование публикаций;
14. Ответы на комментарии, удаление спама, управление дискуссией;
15. Ответы на сообщения в соцсетях и мессенджерах (вотсап, вайбер, телеграм, Директ);
16. Ведение клиентской базы (в CRM или в Excel);
17. Статистика и отчетность.
18. Улучшение процессов в компании (написание регламентов, инструкций);
19. Покупка рекламы на биржах и соц сетях и ее продажа.
Задачи будут внедряться постепенно в течение 3-х месяцев, соответственно, будет увеличиваться и оплата.

Рассказываем про условия работы ⬇

📌Условия:
1. График работы с 9:00 до 19:00 (быть на связи, задачи выполнять по дедлайну).
2. Зарплата:
1 месяц - 20000 рублей
2 месяц - 30000 рублей
3 месяц - 40000 рублей
Зарплата будет увеличиваться с увеличением задач.
3. Выходные суббота и воскресенье, но иногда бывают задачи, которые нужно будет выполнить и в эти дни.

Обязательно укажите ключевые требования к будущему ассистенту ⬇.
☝🏻Требования к ассистенту:
- ответственная,
- пунктуальная,
- умеющая распределять самостоятельно свое время и выполнять задачи по дедлайну,
- умение работать с программами ( AMO, Гугл календарь, Трелло),
- умение общаться с людьми, вести переписку.
Если ты понимаешь, что тебе интересна эта вакансия и ты 100% подходишь по всем параметрам, то заполняй скорее анкету 👉🏻 АНКЕТА
Вот так выглядит моя вакансия для поиска ассистента, и в ней есть как положительные моменты, так и отрицательные. Например, я оговорил, что возможна работа в выходные дни по необходимости, работник будет к этому готов, это не станет для него сюрпризом. Также он готов к росту загруженности, но при этом будет расти и заработная плата, что важно.

• Тестовое задание.

Обязательно дайте кандидатам выполнить тестовое задание, где вы сможете оценить необходимые скиллы работника. Например, тестовое по моей вакансии выглядит вот так ⬇

Оно небольшое и не отнимет много времени на выполнение.

• Онбординг, или знакомство сотрудника с задачами, коллегами, полное его погружение в новый коллектив и рабочее пространство.

Этот этап делает сотрудника эффективным сразу, а не через 1-2 месяца после принятия на работу.

• Планерки, отчеты и др.

Отслеживать метрики и результаты крайне важно, но еще более важно показывать, почему именно такие результаты важны для всей компании.

• Обратная связь.

Она должна быть с обеих сторон: исходить как от руководителя, так и от сотрудника. Очень продуктивно периодически встречаться с человеком тет-а-тет, чтобы выяснять какие-то его боли, трудности, с которыми он сталкивается, и помогать ему их решать. Это максимально сплачивает и объединяет команду.

Сколько платить бизнес-ассистенту?

Здесь все зависит от количества и сложности задач. Если это задачи из разряда: создать файл в гугл документах, отредактировать письмо, отправить сообщение, записать в календарь встречу, то оплата будет одна. Если ваш сотрудник будет не только ассистентом, а дополнительно еще и таргетолог, reels или сторисмейкер - другая, т. к. функционал уже более сложный и разнообразный.

Ассистент может выполнять функции менеджера по продажам и дожимать клиентов к покупке.

Тут я бы рекомендовал добавить ему к фиксированному окладу процент с продаж - это будет его мотивационной частью, которая стимулирует продавать эффективнее.

Где искать ассистента?

У меня есть 5 способов, как и где искать работника себе в команду:

1. Блог в социальных сетях. Подписчики вас знают, понимают специфику вашей работы, они лояльны и доверяют вам. Это хорошая возможность найти среди них ту самую правую руку.
2. Сервисы по подбору ассистента. Они платные и необходимо составлять договор, где четко прописываются задачи сотрудника. Но если вы на 100% не уверены, что будет делать человек, лучше туда не идти.
3. Онлайн школы, которые обучают ассистентов.
4. Чаты с вакансиями, сайты типа hh.ru и др.
5. HR, который сам полностью формирует воронку найма и приводит вам уже отобранного кандидата.

Я обычно пользуюсь последними двумя пунктами, для меня они максимально удобны.

Какие вопросы задавать кандидату в анкете?

Задача анкеты - понять, подходите ли вы с кандидатом друг другу по ценностям, взглядам на жизнь, работу и т. д. С ассистентом вам придется взаимодействовать намного чаще, чем с другими членами команды.
Что спрашивать, расскажу на примере своей анкеты:

• ФИО, город проживания, возраст, контакты - стандартный набор.
• Ссылки на социальные сети. Посмотрев их, вы поймете, подходит ли вам то, чем живет человек. Возможно, вас что-то оттолкнет, в таком случае созвон лучше не проводить. Либо если все-таки решили выбрать этого кандидата, обсудите “проблемный” вопрос на встрече.
• С какими программами вы умеете работать? Это нужно для понимания, сможет ли сотрудник справиться с определенным функционалом.
• Сколько времени вы готовы уделять работе? Помогает оценить, сколько часов в неделю человек может посвятить выполнению задач.
• Чем вы сейчас занимаетесь (учусь, нахожусь в декрете, работаю и др.)? Также помогает оценить загруженность человека и его возможности в выполнении задач.
• Готовы ли вы расти по карьерной лестнице? Я очень ценю в людях желание развиваться, учиться новому, а личный ассистент имеет отличную возможность расти дальше, например, став в будущем проджект менеджером или руководителем направления.
• Насколько вы стрессоустойчивы? Многие пугаются этого вопроса, как будто я собираюсь намеренно устраивать сотруднику какой-то стресс 😀 Нет. Цель такого вопроса - узнать, как вы вели себя в прошлом в каких-либо стрессовых ситуациях и как можете повести в будущем, если ситуация произойдет снова.
• Почему я должен выбрать именно вас на эту должность? Здесь я жду, что человек выделит 1-3 самых на его взгляд крутых преимуществ, которые выгодно отличают его от остальных.
• Ссылка на резюме. В нем можно посмотреть прошлые места работы и выполняемые обязанности.

Еще в моей анкете есть тестовое задание, выше я уже показывал его вам. Время на его выполнение не займет более 30 минут, чтобы люди не сливались. При его выполнении я обращаю внимание на уточняющие вопросы, которые задает кандидат (или не задает). Если он спрашивает о каждой мелочи, мне это не подходит, мне нужен человек, который быстро схватывает, а не растягивает одну задачу на весь день.
Тестовое позволяет отсеять очень большой пласт людей, и в конце будет намного комфортнее выбирать не из 100 человек, а из 10 2-3 самых квалифицированных и адекватных.

Еще у меня в анкете есть такой интересный вопрос ⬇

Как выбрать одного кандидата?
Если вы остановились на 2-3 людях, на этом этапе можно предложить им созвониться 1 на 1, чтобы понять адекватность собеседника, подходите ли вы друг другу по темпераменту, типу мышления, ответить на вопросы и задать их будущему сотруднику, если что-то упустили в анкете или хотите уточнить глубже.

После проведения всех созвонов уже можно выбрать того, с кем было максимально комфортно общаться, и если этот человек способен выполнять рабочие задачи.
Дальше я рекомендую взять сотрудника на испытательный срок и уже по его окончании смотреть на результаты работы. Обычно этот срок составляет 2-4 недели.